Was gehört in einen Jahresbericht von Vereinen?

Ein Jahresbericht ist eine Broschüre, die einmal jährlich von Vereinen oder Verbänden herausgegeben wird und über das vergangene Jahr informiert. Nur was kommt eigentlich in einen Jahresbericht? Welche Inhalte sind Pflicht? Und wie viele Seiten sollte er haben? In diesem Beitrag gebe ich Antworten!

Inhalt:

1. Welche Inhalte sind in einem Jahresbericht Pflicht?
2. Für wen ist der Jahresbericht gedacht?
3. Was kommt in den Jahresbericht? Mögliche Inhalte für Vereine
4. Wer schreibt den Jahresbericht?
5. Wie entsteht ein Jahresbericht? Was gilt es zu beachten?
6. Wie viele Seiten sollte ein Jahresbericht haben?
7. Wann sollte der Jahresbericht erscheinen?
8. Gibt es ein Muster oder eine Vorlage für einen Jahresbericht?

1. Welche Inhalte sind in einem Jahresbericht Pflicht?

Gleich vorweg: In der Schweiz gibt es keine gesetzliche Regelung, an die ihr euch als Verein bei der Erstellung des Jahresberichts halten müsst. Ihr seid also völlig frei, euren Jahresbericht so zu gestalten, wie ihr das möchtet. (Achtung: Das gilt für Vereine in der Schweiz – je nach Geschäftsform oder Land kann es aber andere Vorschriften geben!)

Aber wozu ist ein Jahresbericht dann gut?

Sinn und Zweck eines Jahresberichts ist es, Rechenschaft abzulegen – also euren Mitgliedern, Spendern oder anderen Interessensgruppen zu zeigen, dass euer Verein aktiv ist, wohlwollend mit den Geldern umgeht und den Vereinszweck durch verschiedene Tätigkeiten erfüllt. Aber dazu gleich mehr!

2. Für wen ist der Jahresbericht gedacht?

In der Regel besteht ein Verein aus Mitgliedern und einem Vorstand. Je nachdem trägt euer Verein auch einen Betrieb – so ist es häufig bei sozialen Institutionen der Fall. Welche Rechte und Pflichten ein Verein hat, ist in der Schweiz im ZGB geregelt. Dort ist festgeschrieben, dass das oberste Organ eines Vereins die Mitgliederversammlung ist. Wenn ihr es in euren Statuten nicht anders regelt, sind es deshalb eure Mitglieder, die beispielsweise über diese wegweisende Dinge entscheiden:

• Aufnahme von weiteren Mitgliedern
• Wahl der Vorstandsmitglieder
• Aufsicht über die Tätigkeiten des Vereins

Ihr als Vorstand vertretet den Verein dabei gegenüber euren Mitgliedern und wurdet von ihnen in diese Funktion gewählt. Für mich persönlich bleibt ein Jahresbericht deshalb in erster Linie ein Bericht an die Mitglieder, da sie euer wichtigstes „Gut“ sind.

Im Grunde greifen hier ähnliche Prinzipien wie bei einem Geschäftsbericht einer Aktiengesellschaft: Dieser wird in der Regel von der Geschäftsleitung für die Aktionäre erstellt, um ihnen zeigen, dass das Unternehmen – welches die Aktionäre ja finanziell unterstützen – erfolgreich unterwegs ist.

Aber: Ein Jahresbericht kann sich auch an andere Empfänger richten. So können beispielsweise Stiftungen als Spender, ehrenamtliche Helfer, Sponsoren, Kunden oder weitere Personengruppen für euch von Interesse sein. Deshalb kann ein Jahresbericht neben einem „Erfolgsbericht“ für die Mitglieder auch folgende Funktionen erfüllen:

• Werbung
  Wenn euer Verein bestimmte Dienstleistungen oder Veranstaltungen anbietet, dann kann ein Jahresbericht helfen, dieses Angebot bei potenziell neuen Kunden oder Klienten bekannter zu machen.
• Fundraising / Mittelbeschaffung
  Wenn euer Verein auf Spenden und Unterstützer angewiesen ist, dann könnt ihr euch durch den Jahresbericht bei potenziellen Geldgebern (z. B. Stiftungen) vorstellen.
• Mitgliedergewinnung
  Wenn euer Verein neue Mitglieder gewinnen will, dann kann sich ein Jahresbericht dafür eignen, die Vorteile einer Mitgliedschaft in eurem Verein zu zeigen.

Ihr seht: Es lohnt sich, bei euch im Vorstand für den Jahresbericht ein Konzept zu erstellen und zu diskutieren, wen ihr konkret mit welchen Botschaften ansprechen wollt. Darauf werde ich weiter unten detaillierter eingehen.

3. Was kommt in den Jahresbericht?
Mögliche Inhalte für Vereine

Wenn ihr im Vorstand festgelegt habt, welchen Sinn und Zweck der Jahresbericht erfüllen soll, dann habt ihr für die Beiträge verschiedene Möglichkeiten. Ich habe hier einige Inhalte aufgeführt, die ihr aufnehmen könnt:

1. Ein Bericht aus dem Präsidium

Der Präsident oder die Präsidentin repräsentiert den Vorstand – und der Vorstand wiederum den Verein. Mögliche Themen, über die das Präsidium sprechen kann, können deshalb sein:

• Was hat den Vorstand im letzten Jahr bewegt?
• Wie habt ihr als Vorstandsmitglieder zusammengearbeitet?
• Welche Pläne gibt es für die Zukunft?

2. Tätigkeitsberichte

In der Regel hat ein Verein Statuten, in denen der Zweck festgeschrieben ist. Was hat euer Verein im vergangenen Jahr geleistet, um diesem Zweck nachzukommen? Diese Tätigkeiten lassen sich hervorragend in einen Bericht packen und sind für alle möglichen Interessensgruppen interessant.

3. Finanzen

Der finanzielle Teil ist nicht nur für die Mitglieder, sondern auch für (potenzielle) Spender wichtig und zeigt, wie es um die Finanzen in eurem Verein steht. In einem Jahresbericht macht es deshalb Sinn, folgende finanzielle Berichte abzubilden:

• Jahresrechnung (Erfolgsrechnung und Bilanz)
• Budget (falls ihr eines habt)
• Revisorenbericht (falls ihr eine Revisionsstelle habt)

4. Bericht der Geschäftsleitung / Betriebsleitung

Wenn euer Verein einen Betrieb oder eine Geschäftsstelle führt, dann ist dieses operative Geschäft höchstwahrscheinlich von Interesse – nicht nur bei Mitgliedern, sondern auch bei potenziellen Geldgebern oder Kunden. Mögliche Beiträge können sein:

• Was hat die Geschäfts- oder Betriebsleitung im vergangenen Jahr beschäftigt?
• Gab es Erfolge oder Misserfolge?
• Gab es personelle Wechsel?
• Wie viele Kunden oder Klienten haben euer Angebot in Anspruch genommen?
• Sind in der Zukunft irgendwelche Änderungen geplant?

5. Berichte aus den Ressorts

Ein Vorstand teilt seine Aufgaben häufig in Ressorts auf, wobei sich jedes Vorstandsmitglied einem anderen Gebiet widmet. Daraus können interessante Berichte entstehen – zum Beispiel:

• Bau und Liegenschaften: Wie steht es um Liegenschaften des Vereins? Sind in Zukunft irgendwelche Änderungen geplant?
• Finanzen: Wie schätzt der Kassier die finanzielle Lage ein?
• Kommunikation/Öffentlichkeitsarbeit: Hat die für die Kommunikation verantwortliche Person im vergangenen Jahr bestimmte Massnahmen getroffen und umgesetzt, um den Verein bekannter zu machen?

6. Angebote und Dienstleistungen

Wenn euer Verein verschiedene Angebote oder Dienstleistungen anbietet, dann kann in einem Bericht darauf Bezug genommen werden.

7. Danksagungen

Es gibt immer wieder einen Grund, um jemandem Danke zu sagen – denn kein Verein kann ohne das Engagement von Vereinsmitgliedern oder aussenstehenden Personen existieren. Eine Danksagung kann an folgende Gruppen gerichtet sein:

• Ehrenamtlichen Helfern
• Langjährigen Vorstands- oder Vereinsmitgliedern
• Spendern und Unterstützern

8. Statistik

Zahlen können textlastige Jahresberichte auflockern – und es lassen sich viele Dinge, die einen Verein bewegt, in Zahlen ausdrücken. Zum Beispiel:

• Anzahl Realisierter Projekte im Vorjahresvergleich
• Anzahl Einsätze im Vorjahresvergleich
• Anzahl ehrenamtliche Helfer im Vorjahresvergleich

9. Organisation / Organigramm

Ein Organigramm gibt Aussenstehenden einen Überblick, wie ein Verein organisiert und welche Person für welches „Ämtli“ zuständig ist.

10. Mitgliederbewegung

Für andere Mitglieder und auch für finanzielle Zuwender oder Aussenstehenden kann es sehr interessant sein, wie sich die Mitgliederzahlen in eurem Verein bewegen. Beispielsweise:

• Wer ist überhaupt Mitglied und trägt den Verein mit?
• Wie hat sich die Anzahl in den vergangenen Jahren bewegt?

Achtung: Solltet ihr Mitglieder mit Namen nennen (Personen oder Unternehmen), so holt unbedingt vorher das Einverständnis von ihnen ein, dass ihr sie auch sicher erwähnen dürft!

11. Termine, Adressen und Kontaktpersonen

Es gibt rund um einen Verein auch noch zahlreiche weitere Hinweise, die für Aussenstehende oder Mitglieder von Bedeutung sind – zum Beispiel:

• Wann und wo finden die nächsten Veranstaltungen statt?
• An welche Kontaktperson oder Adressen können sich Mitglieder oder Aussenstehende wenden?

Mehr Ideen für interessante Beiträge:

Ich habe bereits schon einmal ausführlich darüber geschrieben, welche Inhalte ein Verein im Jahresbericht aufnehmen kann. Die Tipps und Inputs könnt ihr hier nachlesen.

4. Wer schreibt den Jahresbericht?

Die oft angenommene Vorstellung, dass der Präsident oder die Präsidentin für den Jahresbericht verantwortlich ist und ihn schreibt, stimmt in der Praxis nicht. Als Texterin habe ich schon viele verschiedenen Varianten kennengelernt – so lag die volle Verantwortung mal in der Geschäftsleitung, mal war der ganze Vorstand beteiligt und – auch das gibt es – mal wurde die vollständige Arbeit an mich ausgelagert.

Grundsätzlich seid ihr in der Umsetzung frei und könnt selbst bestimmen, wer alles zum Jahresbericht beiträgt und welche Personen die Verantwortung dafür tragen. Wichtig ist nur, dass ihr die Aufgaben rechtzeitig definiert und euch klar absprecht, damit die Erstellung und der Versand reibungslos abläuft.

5. Wie entsteht ein Jahresbericht? Was gilt es zu beachten?

Da ihr in der Umsetzung frei seid, liegt es auch an euch, wie ihr in der Erstellung vorgeht. Ich empfehle euch jedoch folgende Schritte, damit ihr den Jahresbericht erfolgreich und termingerecht umsetzen könnt:

1. Ideensammlung und Konzept

Definiert als erstes in einem Konzept, welche Zielgruppe ihr ansprechen und mit welchen Botschaften ihr sie erreichen wollt.

Sollen es hauptsächlich die Mitglieder sein, die ihr über die gute finanzielle Lage informiert? Wollt ihr eher neue finanzielle Zuwender erreichen und müsst sie von eurem Projekt überzeugen? Oder seid ihr auf der Suche nach neuen Mitgliedern und möchtet aufzeigen, welche Vorteile eine Mitgliedschaft in eurem Verein bietet?

2. Autoren bestimmen

Je nach Beiträge, für die ihr euch entschieden habt, gilt es nun die Autoren, Fotografen und andere Beteiligte zu bestimmen. Dafür müsst ihr Fragen klären wie:

• Wie viele Seiten und Beiträge sollen es höchstens werden?
• Wer schreibt welchen Beitrag?
• Wer ist für Grafiken oder Statistiken verantwortlich?
• Wer ist für die Bilder zuständig?
• Wer übernimmt die redaktionelle Leitung und koordiniert die Broschüre?
• Wer überarbeitet die Texte in einem Lektorat und übernimmt ein abschliessendes Korrektorat?
• Wer kümmert sich um das Layout und die grafische Gestaltung?
• Wer ist für das Hochladen auf die Website und das Versenden der Berichte zuständig?

3. Zeitplan festlegen

Damit sich euer Jahresbericht nicht hinzieht und pünktlich erscheinen kann, lohnt es sich, einen Zeitplan festzulegen. Darin sollte geklärt sein:

• Bis wann die Beiträge fertig und bei der verantwortlichen Person eingetroffen sind
• In welchem Zeitraum das Lektorat und/oder Korrektorat stattfindet
• In welchem Zeitraum der Jahresbericht beim Grafiker ist
• Bis wann er gedruckt und versendet sein soll

6. Wie viele Seiten sollte ein Jahresbericht haben?

Auch beim Umfang gibt es keine Vorschriften: Ihr seid ihr völlig frei, wie viele Seiten, Texte, Grafiken und Bilder euer Jahresbericht enthalten soll. Auch hier habe ich als Texterin bereits verschiedene Varianten mit Umfängen von 3 bis 30 Seiten gesehen. Es ist übrigens auch euch überlassen, ob ihr den Jahresbericht digital veröffentlicht und verschickt, oder ob ihr drucken lässt und als Printbroschüre verschickt oder auflegt!

7. Wann sollte der Jahresbericht erscheinen?

Für gewöhnlich wird der Jahresbericht direkt zusammen mit der Einladung und den restlichen Unterlagen für die Generalversammlung verschickt. Wie viele Tage oder Wochen vorher diese Dokumente an die Mitglieder verschickt werden, ist von Verein zu Verein unterschiedlich. Je nach dem habt ihr in den Statuten hierzu eine Regelung – und wenn nicht, dann dürft ihr das Erscheinungsdatum frei wählen.

8. Gibt es ein Muster oder eine Vorlage für einen Jahresbericht?

Nach diesem Beitrag weisst du ja jetzt, dass sich in Jahresberichten der Sinn und Zweck und damit auch der Umfang und die Inhalte jeweils unterscheiden. Mit einem Beispiel, einer Vorlage oder einem Muster würde ich euch daher nur in ein Korsett zwängen, das für euren Verein möglicherweise – oder besser gesagt höchstwahrscheinlich – nicht passt.

Aber: Ich kann euch helfen, ein Gerüst und Textentwürfe für euren Jahresbericht zu erstellen. Nehmt dafür einfach gerne mit mir Kontakt auf, um die ersten Schritte zu besprechen.

Sucht ihr noch nach Ideen für eure Beiträge?

Dann ist dieser Blogartikel etwas für euch: Darin gebe ich euch 7 Ideen für interessante Beiträge!

Habt ihr noch andere Fragen?

Habt ihr zum Thema Jahresbericht noch eine andere Frage? Oder wollt ihr euch informieren, wie wir an eurem nächsten Jahresbericht gemeinsam arbeiten können? Dann meldet euch gerne mit eurem Anliegen via Kontaktformular.