Euer Verein bastelt gerade am Jahresbericht – ihr wisst aber nicht, worüber ihr schreiben sollt? Hier gebe ich euch 7 Anregungen mit vielen Beispielen, die ihr in eurem Jahresbericht umsetzen könnt!

Inhalt:

0. Was kommt in einen Jahresbericht? Welche Inhalte sind Pflicht?
1. Idee: Auf ein Thema festlegen
2. Idee: Statistiken veröffentlichen
3. Idee: Ein Vorstandsmitglied zu Wort kommen lassen
4. Idee: Ein Vereinsmitglied vorstellen
5. Idee: Alle Vorstandsmitglieder zur gleichen Frage interviewen
6. Idee: Eine Danksagung schreiben
7. Idee: Einen Gastbeitrag schreiben lassen

Was kommt in einen Jahresbericht? Welche Inhalte sind Pflicht?

Ich habe mittlerweile in einem anderen Blogbeitrag ausführlich darüber geschrieben, wie ihr euren Jahresbericht aufbauen könnt, welche Inhalte darin Pflicht sind und wie ihr ihn stressfrei und termingerecht umsetzen könnt. Zu diesem Artikel geht es hier.

Die Kurzversion lautet: In der Regel veröffentlichen Vereine einen Jahresbericht, um die Mitglieder, finanziellen Zuwender oder Partner über das vergangene Vereinsjahr zu informieren. Gesetzliche Vorschriften, wie lange ein Jahresbericht sein soll oder welche Inhalte abgebildet werden müssen, gibt es aber nicht.

Ein Jahresbericht ist eine Art «Erfolgsbericht» – das heisst, anhand des Jahresberichtes entscheiden eure Mitglieder, ob ihr als Verein euren Zweck erfüllt, wohlwollend mit den Geldern umgeht und ob sie euch als Vorstand für die nächste Amtsperiode nochmals wählen sollen.

Den Jahresbericht als Werbung oder für die Öffentlichkeitsarbeit nutzen

Bevor ich euch die Ideen für die Beiträge vorstelle, führe ich euch gerne vor Augen, dass ihr euren Jahresbericht als Werbung sehen und verstehen solltet. Zwar seid ihr kein Unternehmen und habt sicherlich weniger Geldfluss-Druck, aber dennoch seid ihr auf eure Mitglieder oder auf die eine oder andere Spende angewiesen.

Deshalb empfehle ich immer: Investiert in den Jahresbericht, um Werbung für euren Verein zu machen und versteht ihn als eines der wichtigste Instrumente für eure Öffentlichkeitsarbeit! Das bedeutet:

• Erstellt im Vorfeld ein Konzept mit den Themen und dem Aufbau, damit es einen roten Faden und eine sinnvolle Struktur gibt. Inputs dafür gibt es unten.
• Überlegt euch, wen ihr mit dem Jahresbericht erreichen wollt – also wer eure Zielgruppe ist und welche Botschaft ihr vermitteln wollt
• Lasst eure Texte vor der Veröffentlichung prüfen und sorgt dafür, dass sie alle aus einem Guss sind
• Beauftragt einen Grafiker, der euren Bericht optisch in Form bringt

Abhängig davon, wer die Empfänger des Jahresberichts sind und welche Botschaft ihr mit welchem Ziel aussenden wollt, könnt ihr die Themen für die Beiträge festlegen. Nachfolgenden gebe ich euch 7 Ideen, wie diese Beiträge aussehen könnten.

Die 7 Ideen für eure Beiträge im Jahresbericht:

1. Idee: Legt euch auf ein Thema fest, das sich durch alle Berichte zieht

Häufig beginnt die Jahresbroschüre mit dem Bericht des Präsidenten oder der Präsidentin, geht dann in Berichte aus dem Betrieb oder aus den Ressorts über und endet schliesslich mit der Jahresrechnung und statistischen Angaben.

Ich habe in meiner bisherigen Zeit als Texterin einige Jahresberichte in den Händen gehalten und weiss, dass viele Vereine diesem Muster folgen. Im Prinzip habe ich an dieser klassischen Variante nichts auszusetzen – sofern es einen Zusammenhang zwischen den einzelnen Berichten gibt.

Wenn euer Jahresbericht ebenfalls aus Teilberichten verschiedener Mitwirkender besteht, dann empfehle ich euch, ein Hauptthema festzulegen: Alle, die zum Jahresbericht beitragen, schreiben über den gleichen Gegenstand – aber immer aus einer anderen, eigenen Perspektive.

Der Jahresbericht erhält so mehr Schärfe, da sich durch alle Berichte ein roter Faden zieht.

Ein paar Ideen, was ein Oberthema sein könnte:

• Sportverein: Ihr könnt den Fokus zum Beispiel auf euren Standort legen („Basel“, „Zürich“, „Bern“), wobei die Beitragenden über die Verbindung zu eurem Ort schreiben.
• Naturschutzverein: Als Fokus könnt ihr eine gesetzliche Regelung zum Umwelt- und Naturschutz nehmen, die ihr mit eurer Erfahrung kritisch beleuchtet.
• Gemeinnütziger oder sozialer Verein: Zum Beispiel kann das Leitthema ein Begriff sein, über den alle schreiben – „Obdachlosigkeit“, „Gender“ oder „Soziale Gerechtigkeit“.

Das sind die Vorteile, wenn ihr ein Hauptthema statt vieler einzelner Themen festlegt:

• Mit einem Leitthema wird die Berichterstattung für diejenigen einfacher, die nicht unbedingt kreatives Blut in sich tragen und sich beim Schreiben abmühen.
• Ihr vermittelt nach aussen, dass ihr euch mit Themen in eurem Gebiet befasst und eure Gedanken dazu entwickelt.
• Ihr könnt zusätzlich Infoboxen zu eurem Oberthema einfügen – und dadurch auch freien Platz füllen.
• Mit einem Leitthema kommen eure Leser besser durch den Bericht durch – und ihr bleibt so viel eher im Gedächtnis, als wenn sich ein Leser über 20 verschiedene Themen informieren soll.

2. Idee: Veröffentlicht Statistiken, Kennzahlen oder Bewegungen

Statistische Angaben sind immer eine gute Gelegenheit, um Abwechslung in den textlastigen Jahresbericht zu bringen.

Ihr könnt zu unterschiedlichen Bereichen Zahlen aufführen und grafisch ausschmücken – natürlich hängt das immer davon ab, was euer Verein konkret macht. Interessant sind Statistiken aber vor allem dann, wenn sich die Zahlen unter mehreren Jahren vergleichen lassen.  

Ideen für Statistiken sind zum Beispiel:

• Anzahl Mitglieder per Ende Jahr
• Anzahl von Menschen, die eure Dienstleistung beansprucht haben
• Anzahl Wettkämpfe, Wanderungen, Einsätze oder andere Tätigkeiten, die ihr als Verein geleistet habt
• Anzahl Helfende, die euren Vorstand rundum unterstützen

Das sind die Vorteile, wenn ihr Statistiken (auf)führt:

• Wenn ihr Statistiken führt, dann können eure Leser mitverfolgen, wie sich euer Verein entwickelt.
• Statistiken geben dem Leser ein Gespür dafür, wie gross euer Verein ist oder welches Volumen eure Einsätze annehmen. So klingt es beispielsweise besser, wenn ihr schreibt „45 Kg Abfall eingesammelt“ statt „Unser Verein hat auch im letzten Jahr wieder viel Abfall eingesammelt“.

3. Idee: Lasst ein Vorstandsmitglied zu Wort kommen

In der Regel veröffentlichen Vereine Berichte aus dem Präsidium, aus der Geschäftsstelle oder einem Betriebszweig. Natürlich macht es Sinn, wenn eure Mitglieder hören, was die Verantwortlichen dieser Bereiche zu berichten haben und wie es in ihrer Position läuft.

In jedem Verein gibt es aber auch Vorstandsmitglieder, deren Aufgabe zwar ebenfalls intensiv, aber eher hintergründig ist. Ich denke da zum Beispiel an das Kassieramt: Diejenige Person, die für die Finanzen zuständig ist, behält diese das ganze Jahr über im Blick, erstellt die Jahresrechnung und muss diese vertreten können – aber in einem Jahresbericht kommt diese Person üblicherweise nicht zu Wort. Und das ist schade.

Die Leser freut es, wenn sie überrascht werden, wenn sie neue Stimmen und Perspektiven hören – deshalb macht es Sinn, wenn ihr hin und wieder einen Bericht von einem sonst „unsichtbaren“ Vorstandsmitglied einstreut.

Das sind die Vorteile, wenn ihr Personen aus dem Hintergrund einen Bericht schreiben lässt:

• Eure langjährigen Mitglieder gewinnen einen Perspektivenwechsel und hören neue Stimmen.
• Diese Überraschung bleibt im Gedächtnis – und nächstes Jahr fragen sich Leser noch vor dem Öffnen des Berichts, wen ihr wohl dieses Jahr für dieses Format ausgesucht habt!
• Ihr stellt jemanden aus dem Vorstand vor, der oder die der Öffentlichkeit nicht unbedingt bekannt ist – und damit hebt ihr euch von anderen Vereinen ab.

4. Idee: Stellt ein Vereinsmitglied vor

Der Jahresbericht ist eine praktische Möglichkeit, um Öffentlichkeitsarbeit für euren Verein zu betreiben – zum Beispiel dann, wenn ihr neue Mitglieder gewinnen wollt.

Es gibt deshalb nichts Ehrlicheres, als wenn jemand darüber berichtet, wie es ist, bei euch Mitglied zu sein. Und wer könnte das besser, als ein Mitglied selbst?

Ihr könnt dieses Mitglied interviewen oder es auffordern, selbst etwas zu schreiben – solange es mit dem Zweck von eurem Verein zusammenhängt, sind unterschiedliche Formate denkbar.

Das sind eure Vorteile, wenn ihr ein Mitglied einen Bericht schreiben lässt:

• Mit der Stimme eins Mitgliedes betreibt ihr Akquise für alle, die den Bericht lesen aber noch nicht Teil eures Vereins sind. So bekommen sie ein Gespür dafür, wie es ist, bei euch aktiv zu sein – und wer weiss, vielleicht wollen sie deshalb schon bald auch beitreten?
• Eure Mitglieder erfahren auf diese Weise, dass ihr die Mitgliedschaft schätzt und mit ihnen in Verbindung steht – denn sie sind ja der Grund, warum ihr den Jahresbericht überhaupt veröffentlicht (ganz abgesehen davon, dass sie das oberste Organ eines Vereins sind!).

5. Idee: Interviewt alle Vorstandsmitglieder zur gleichen Frage

Häufig publizieren Vereine im Jahresbericht ein Organigramm – eine Darstellung darüber, welche Person welche Position inne hat und welche Hierarchie dahinter steckt.

Organigramme sind zwar super, um sich über die Organisation ein Bild zu machen – aber sie sind ziemlich unpersönlich, weil da nichts weiter als der Name und die Funktion steht.

Wenn ihr in eurem Jahresbericht noch Platz übrig habt oder euer Organigramm persönlicher gestalten wollt, dann empfehle ich, persönliche Aussagen der Vorstandsmitglieder aufzuführen.

Dafür könnt ihr alle zur gleichen Fragen interviewen und sie auffordern, die Antwort in 1-2 Sätzen niederzuschreiben. Für den Leser werdet ihr dadurch als Personen nahbarer – weil hinter euren Namen auch eine Person mit eigenem Kopf steckt!

Ideen für Fragen könnte sein:

• Sportverein: „Welche Sportart könnte unser Verein zusätzlich noch anbieten und weshalb?“
• Naturschutzverein: „Welche politische Hürde müsste überwunden werden, damit mehr für den Schutz von Natur und Umwelt getan werden kann?“
• Sozialer Verein: „Welches soziale Thema beschäftigt dich aktuell am meisten und warum?“

Wenn ihr für euren Bericht ein Fokusthema festgelegt habt, dann macht es natürlich Sinn, eine Frage zu formulieren, die damit zu tun hat.

Das ist der Vorteil, wenn ihr die Aussagen zusammenträgt:

• Die Leser bekommen ein Bild davon, wie eure Vorstandsmitglieder «ticken» – das zeigt Persönlichkeit und bleibt im Gedächtnis!

6. Idee: Schreibt eine Danksagung an die Helfer

Kein Verein oder Helfer: Vereine werden immer wieder von Personen unterstützt, die weder Mitglied sind noch finanziell oder materiell spenden. Sie helfen hingegen mit – zum Beispiel bei Anlässen, Ausflügen oder Veranstaltungen.

Ein Dankesschreiben an diese helfenden Personen bringt Abwechslung in den Jahresbericht – denn dabei handelt es sich um eine wertschätzende Geste, die sonst kaum öffentlich kommuniziert wird.

Das habt ihr davon, wenn ihr euren Helfern eine Seite widmet:

• Ihr zeigt, dass euer Verein unterstützt wird – das zeugt davon, dass ein Interesse an eurer Tätigkeit besteht.
• Ihr zeigt, dass ihr Helfende wertschätzt und sendet damit eine menschliche, wertschätzende Botschaft!

7. Idee: Lasst einen Gastbeitrag schreiben

Gastbeiträge von vereinsexternen Personen sind Jahresberichten eine schöne Abwechslung – sofern sie sparsam eingesetzt werden (denn schliesslich geht es ja darin um das, was IHR als Verein leistet!).

Aber für eine erfolgreiche Öffentlichkeitsarbeit sind Gastbeiträge eben gut – denn so zeigt ihr, dass eure Tätigkeit über euren Verein hinaus Wirkung zeigt.

Für einen Gastbeitrag könnt ihr eine aussenstehende Person zu eurem Thema interviewen – mit dem Sinn und Zweck, dass in diesem Bericht zum Ausdruck kommt, wie wichtig lokale Vereine für euer Thema sind.

Gastbeitragende können zum Beispiel Stadt- oder Gemeinderäte, Vorstandsmitglieder aus eurem Verband, Persönlichkeiten aus eurem Gebiet oder auch Personen aus einem Partnerverein sein.

Das sind die Vorteile, wenn ihr einen Gastbeitrag veröffentlicht:

• Ein Gastbeitrag bringt Abwechslung im Bericht – und schliesslich ist es interessant zu hören, was Personen in politischen oder branchentypischen Ämtern zu eurem Verein zu sagen haben.
• Ihr zeigt, dass ihr als Verein vernetzt seid – und das Netzwerk ist für ein Verein besonders wichtig, wenn er längerfristig bestehen will.

Alles rund um den Jahresbericht von Vereinen

Wenn ihr noch weitere hilfreiche Tipps für die Erstellung des Jahresberichts braucht, dann stöbert doch gerne in diesem Blogartikel – darin erkläre ich, welche Inhalte in einem Jahresbericht Pflicht sind, wie viele Seiten er haben sollte und wie ihr ihn stressfrei planen könnt!

Das waren meine 7 Ideen für die Jahresberichte von Vereinen!

Und ich hoffe, dass sie euch für den bevorstehenden Jahresbericht auf die Sprünge helfen! Wenn ihr Fragen habt, dürft ihr mich gerne kontaktieren.